为进一步规范学院文秘、档案工作，提升全院兼职文秘与兼职档案员业务水平，2013年5月31日党政办在综合楼515会议室举办文秘、档案工作会议暨培训会，就档案、文秘两个不同的内容分成上午、下午两个环节进行。
　　上午为档案工作培训会。全院各系部、部门兼职档案员参加。党政办主任庄晓钟结合2012年全院档案检查发现的问题，及推行文档一体化所需档案管理软件的使用与管理问题，他指出，各单位要树立全员档案意识，在工作过程中养成随时保存档案的良好习惯。要认清档案管理信息化的重要性，尽快落实档案管理软件的推广使用。学院专职档案员陈碧珍老师紧密结合学院档案工作中的常见问题，编辑下发了《各系（部）文件材料归档范围和保管期限表》，并开展了有针对性的档案培训，指导解决实际工作中的各种问题；档案软件公司工作人员就档案管理软件使用进行了详细的解说，就《档案管理软件使用模块内容》现场与兼职档案员互动、答疑，认真有效地提升了学院档案工作信息化水平。
　　为适应国家实施新公文处理办法的实施，以及学院校园网分级管理后将对文秘人员提出的更高要求，下午召开文秘、档案工作会议暨文秘工作培训会。会议由金昌余副院长主持，林承超院长出席会议，学院各系部、部门的行政负责人及兼职文秘参加。
党政办主任庄晓钟简要汇报了学院档案工作情况，并指出下一步改进的方向；党政办林艺芳副主任就当前学院文秘工作情况与要求作了扼要汇报。为提高本次培训的实效性，党政办不仅就学院常用文种的内容、格式问题编制了《文秘培训内容提要》下发给各单位参考，还专门购买2本专业书《应用文写作教程》、《党政公文写作规范技巧》发给兼职文秘人员在平时工作中学习借鉴。
　　福建幼儿师范高等专科学校办公室詹昌平副教授依据长期从事院校文秘工作的经验，结合新党政机关公文处理办法及学院实际工作中常见的错误，从公文格式的规范性要求到常用文种的具体写作，进行了全面系统而深入浅出的讲解，为参加培训的文秘人员上了一堂生动丰富的院校文秘写作课。
　　林承超院长在培训会上做了重要讲话，他指出，当前学院各系各处室的行文存在不规范、内容把关不严、材料收集不齐、数据采集不准确的现象。他针对各系各处室文秘人员多数身兼数职，工作繁杂，涉及的领域多的问题，要求文秘人员要加强学习，提升素质，紧跟日益发展变化的工作形势；要深入基层调查研究，了解熟悉各方面情况，才能为领导决策提供参考；要爱岗敬业，切实增强文秘工作的责任感和使命感，才能做到善学、善用，不断满足工作需要。
　　他对与会的系部、部门负责人也提出两项要求，一要对本部门文秘人员严格要求，强化对各类报送材料的把关，促进本部门文秘工作水平上台阶；二要围绕大局，拓宽思路，加强谋划，创新举措，沟通协调，提高以文辅政的能力水平，推动本部门、全学院各项行政事务高效有序运转。
　　林院长对党政办工作予以充分肯定，并希望党政办切实发挥好学院联络部、指挥部、参谋部的作用，进一步做好全院的上传下达、联系左右，各方协调工作，进一步围绕大局参政谋政辅政；加强学习与创新，进一步提高办事、办文、办会水平；增强服务师生、服务领导、服务基层的能力，保障学院各项工作有序开展，为推进学院后示范发展提供坚强的保障。
　　培训班结束后，广大参训人员普遍反映，举办这次培训班非常重要也很有必要，对今后做好文秘、档案工作非常具有指导意义，受益匪浅。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
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