一、以学院名义制发的党政公文用印：由主办单位拟稿并核稿（必要时有关单位会稿）→办公室审核→学院领导签发→办公室登记编号→办公室用印。
二、以学院党委或行政名义上报的各种材料等用印：部门领导审核签字→院分管领导审签→院主要领导审定→党政办公室用印。
三、开具学院介绍信或证明信用印：所在部门领导签注意见→办公室主任审核签字→办公室开具并用印→介绍信存根或证明信复印留底并存档。
四、各类证件、证书、奖状、聘书、职称申报表及人员聘用等用印：各有关职能部门制作人员名册表并经负责人审核签字→院分管领导审签→办公室印章管理人员核对人员名单无误后用印。
五、以学院名义签订的合同、协议等用印：部门审核签字→学院法律顾问审核签字→财务科、纪委、办公室负责人审核签字→院分管领导审签→法定代表人授权签字→办公室印章管理人员核对信息（包括合同内容、授权人、日期等）无误后用印→合同、协议的原件及审签单留底并存档。
六、统计报表用印：各类统计报表牵头部门负责人签字→有关部门负责人会签→院分管领导审签→院主要领导审定→办公室用印。
七、因公因私出国（境）申请、登记、审查等用印：所在部门领导签注意见→人事处审核签字→院分管领导审签→院主要领导审定→办公室用印。
八、凡涉及人事调动、录用、任免、评先评优等重大事项用印：部门签注意见并加盖公章（附相关文件 ）→院分管领导审签→院主要领导审定→办公室用印。
九、报考研究生、公务员，外出进修、参加各类学习班等用印：所在部门负责人签注意见→人事处审核签字→院分管领导审签→院主要领导审定→办公室用印。
十、各类支票、汇票、住房公积金支取等用印：财务科负责人在支取申请单上签字→财务科印鉴管理人员核对后盖上学院财务印鉴→办公室用印。
十一、科研申请报告、专利申请书、项目申请书、成果申报表、委托书等用印：科研管理部门负责人审核签字→院分管领导审签→办公室用印。
十二、学生证明材料等用印：学生所在系或学生（学籍）管理部门签署意见并加盖公章→院分管领导或办公室主任签字→办公室用印。
十三、收入证明、在职证明、独生子女证、生育证等用印：个人提出申请报告→职能部门负责人（或指定专人）审核签字→办公室用印。
十四、其他特殊情况用印：须报学院领导同意并签字，办公室方可用印。
十五、凡需要加盖学院公章，一律先在盖章登记本上登记，登记项目包括：用印日期、材料内容、经办人、所在处室（系）、负责人签名、用印数及备注等，经院领导或办公室主任审签后方可用印（如果是复印件材料等用印，均需提供与复印件材料内容相同的原件，经办公室印章管理人员核对信息无误并在上方标注盖章用途后方可用印）。用印登记薄要立档存查。